Hàm bỏ khoảng trắng trong Excel là gì? Có cách nào khác để bỏ khoảng trắng trong Excel không?… Đây là thắc mắc của rất nhiều người dùng Excel. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn các cách xóa bỏ khoảng trắng trong Excel với những thao tác đơn giản.
Mục Lục
Các hàm xóa khoảng trắng trong Excel
Trong quá trình làm việc với bảng tính Excel nếu lượng dữ liệu lớn và yêu cầu tính chính xác cao, hiệu quả cách tốt nhất sẽ cần sử dụng đến các hàm có sẵn trong Excel.
Việc sử dụng hàm Excel để xóa khoảng trắng sẽ đem đến rất nhiều lợi ích, thuận tiện và nhanh chóng, cụ thể các hàm xóa khoảng trắng trong Excel như:
Hàm TRIM dùng trong xóa khoảng trắng Excel
Hàm TRIM trong Excel là công cụ giúp cho người dùng thực hiện loại bỏ những khoảng trắng ở đầu dòng hoặc giữa dòng trong bảng tính. Khi dữ liệu có từ khoảng 10 đến 100 dòng áp dụng hàm TRIM sẽ trở nên rất hiệu quả.
Công thức của hàm TRIM:
=TRIM(text)
Trong đó:
- Text bao gồm ô dữ liệu muốn xóa khoảng trắng trong Excel.
Thao tác thực hiện hàm TRIM trong xóa khoảng trắng như sau:
- Bước 1: Tạo ra một cột phụ trong bảng tính Excel, tiếp đến nhập công thức hàm TRIM vào tại cột phụ vừa tạo. Sau đó nhấn phím Enter.
- Bước 2: Thu được kết quả lựa chọn toàn bộ cột phụ và tiến hành coppy để sao chép vào cột chính. Như vậy bạn sẽ tạo ra bảng dữ liệu mới đã được làm sạch và không còn chứa khoảng trắng theo đúng mục đích bạn muốn thực hiện.
Lưu ý khi sử dụng hàm TRIM:
- Việc sử dụng hàm TRIM khi tiến hành sao chép công thức cần phải kéo thả chuột thủ công, tuy nhiên nếu bảng tính có đến hàng trăm, hàng nghìn dòng sẽ làm cho thao tác không được thuận tiện và dễ dàng.
- Cần lưu ý hàm TRIM chỉ hỗ trợ định dạng Text và không được áp dụng cho dữ liệu số hoặc các kiểu định dạng khác. Bởi vậy sẽ làm giảm khả năng ứng dụng của hàm TRIM do chưa đa dạng các loại dữ liệu.
Hàm TRIM – Một trong những hàm xóa khoảng trắng trong Excel
Xem thêm:
- Chia sẻ các hàm viết hoa chữ cái đầu trong Excel
- AVERAGE là hàm dùng để làm gì? Công thức hàm AVERAGE như thế nào?
Kết hợp hàm TRIM và CLEAN xóa khoảng trắng
Nếu trường hợp người thực hiện sử dụng hàm loại bỏ khoảng trắng trong Excel nhưng vẫn chứa những khoảng trắng hoặc các ký tự đặc biệt thì nên áp dụng kết hợp hàm TRIM và CLEAN để từ đó loại bỏ hoàn toàn theo mục đích sử dụng.
Công thức xóa khoảng trắng kết hợp hàm CLEAN và TRIM như sau:
= TRIM (CLEAN (text)
Trong đó:
- text: Là ô chứa dữ liệu kiểu chữ hoặc văn bản mà người thực hiện muốn loại bỏ khoảng trắng.
Các bước thực hiện loại bỏ khoảng trắng cần xóa kết hợp hàm CLEAN và TRIM:
- Bước 1: Người thực hiện mở file Excel chứa khoảng trắng cần xoá.
- Bước 2: Nhập công thức vào bảng tính sau đó nhấn Enter để kết quả hiển thị.
- Bước 3: Tiếp tục thực hiện với các ô có chứa khoảng trắng người dùng cần xóa.
Hàm SUBSTITUTE xóa khoảng trắng
Hàm Substitute giúp hỗ trợ người dùng xóa khoảng trắng trong bảng tính Excel ở cả số và văn bản.
Công thức hàm SUBSTITUTE xóa khoảng trắng trong Excel:
=SUBSTITUTE(text,old_text,new_text,[instance_num])
Trong đó:
- Text: Là ô dữ liệu có chứa khoảng trắng người dùng cần xóa.
- Old_text: Khoảng trắng, ký tự trắng có trong ô dữ liệu cần được thay thế hoặc chỉnh sửa.
- New_text: Dữ liệu người dùng muốn thay thế vào vị trí khoảng trắng trong bảng tính.
- [instance_num]: Số lần xuất hiện khoảng trắng người dùng cần thay thế dữ liệu mới vào.
Các bước thực hiện xóa khoảng trắng với hàm SUBSTITUTE:
- Bước 1: Mở bảng tính Excel để thực hiện xóa khoảng trắng. Tạo cột phụ và ở ô tương ứng nhập công thức hàm SUBSTITUTE. Sau đó nhấn phím Enter. Hiển thị xong ở ô đầu tiên người dùng nhấn giữ dấu + và kéo thả chuột đến hết bảng để sao chép công thức cho các ô còn lại.
- Bước 2: Bảng tính Excel đã hiển thị kết quả, chọn toàn bộ cột phụ, tiếp đến nhấn tổ hợp phím Ctrl + C để sao chép. Sau đó chọn ô đầu tiên trong cột chính của bảng tính bạn muốn chỉnh sửa, click chuột phải và chọn biểu tượng “Dán giá trị”.
Người dùng không nhập [instance_num] lúc đó bảng tính sẽ hiểu rằng không muốn xóa toàn bộ khoảng trắng, trong đó bao gồm cả khoảng trắng nằm ở đầu, cuối hoặc giữa dòng.
Ví dụ cho hàm SUBSTITUTE xóa khoảng trắng trong Excel
Các cách không sử dụng hàm để xóa khoảng trắng trong Excel
Ngoài những hàm sử dụng khoảng trắng trong Excel người sử dụng có thể thực hiện các cách khác như:
Sử dụng Find & Replace
Đây cũng là một trong những cách để loại bỏ khoảng trắng giữa các số trong Excel đơn giản nhưng khi sử dụng Find & Replace, Excel sẽ tự động mặc định dạng text là các con số và sẽ không có tính toán.
Cách thực hiện sử dụng Find & Replace:
- Bước 1: Để mở hộp thoại Find & Replace nhấn Ctrl + H hoặc chọn Find & Replace trên thanh công cụ.
- Bước 2: Tại ô Find What nhập phím cách để ô nhận dạng ký tự cần thay đổi. Để trống ô Replace With sau đó nhấn vào Replace All.
- Bước 3: Hiện ra hộp thoại mới để thay thế thành công. Sau cùng nhấn OK để hoàn tất thao tác bỏ khoảng trắng giữa các từ.
Loại bỏ toàn bộ khoảng trắng giữa các số
Cách thực hiện loại bỏ toàn bộ khoảng trắng giữa các số:
- Bước 1: Mở bảng tính Excel chứa dữ liệu và nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để thực hiện xóa khoảng trắng.
- Bước 2: Hiện ra cửa sổ cần nhập dấu khoảng trắng trên bàn phím là nút Space vào ô Find What. Để trống mục Replace With rồi nhấn Replace All.
- Bước 3: Hiện ra hộp thoại mới để thay thế thành công. Sau cùng nhấn OK để hoàn tất thao tác bỏ khoảng trắng giữa các từ.
Trên đây là các hàm xóa khoảng trắng trong Excel rất đơn giản và dễ thực hiện. Từ đó có thể loại bỏ khoảng trống dễ dàng để quá trình làm việc của bạn đạt hiệu quả cao hơn.
