Có thể nói rằng tin học văn phòng là một trong những kỹ năng về máy tính quan trọng. Tin học văn phòng gồm các kỹ năng liên quan đến sử dụng Excel, Word, Powerpoint,… Để hiểu rõ hơn về tin học văn phòng và phục vụ tin học văn phòng cho người mới bắt đầu mời các bạn cùng theo dõi bài viết dưới đây nhé!
Mục Lục
1. Khái niệm tin học văn phòng là gì?
Những kỹ năng tin học văn phòng là gì?
Tin học văn phòng là gì? Tin học văn phòng là một nhánh trong ngành CÔNG NGHỆ THÔNG TIN, tin học văn phòng chú trọng đến khả năng xử lý các công việc thường được sử dụng trong văn phòng như một số thao tác với văn bản, trình chiếu, bảng tính, . Tin học văn phòng gồm bộ công cụ Microsoft Office liên quan như Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Power Point, Microsoft Office Access, … với rất nhiều các phiên bản khác nhau nhưng về cơ bản là phục vụ cho công việc văn phòng nói chung.
- Tin học và những ứng dụng của tin học trong đời sống
- Khóa học tin học văn phòng bao nhiêu tiền? Gồm những nội dung gì?
- Tin học văn phòng tiếng Anh là gì? Kỹ năng tin học văn phòng cơ bản
2. Các kỹ năng văng phòng cho người mới bắt đầu
2.1. Các kỹ năng cơ bản sử dụng vi tính văn phòng, làm quen bàn phím máy tính cho người mới bắt đầu
- Đầu tiên về tin học văn phòng là làm quen với thao tác đánh mười ngón,, đặt vị trí ngón tay, vị trí các dấu trong văn bản (,.:’?~^@!-+ …..)
- Công dụng của các phím chức năng : Enter, Backspce, Ins,…
- Điều tiếp theo trong tin học văn phòng là sử dụngphím tắt (shortcut keys) trên bàn phím máy tính: Copy – Ctrl + C, paste – Crtl + V, print – Ctrl + P, auto correct – Alt + T + A,…
2.2. Học cách sử dụng email hiệu quả
Thế giới công nghệ hiện nay chúng ta không còn phải mang tài liệu văn bản ra bưu điện để gửi mà hầu hết văn bản chúng ta chuyển tiếp bằng Email. Như vậy chúng ta cần biết phải sử dụng email như thế nào cho hiệu quả nhất.
Chúng ta cần phải biết cách cài đặt chữ ký, cài đặt chế độ tự động trả lời email, chức năng lọc email, chức năng đánh dấu và ưu tiên các email quan trọng,…và nhiều hơn thế nữa. Những kỹ năng tin học văn phòng này giúp bạn không bỏ lỡ một giây phút nào khi có thông tin mới.
2.3. Một số kỹ năng văn phòng cần thiết
a. Thành thạo kĩ năng Word và Excel
Tin học văn phòng cần biết những gì
Công việc văn phòng liên quan mật thiết đến word và excel, do vậy bạn không thể không thành thạo về 2 công cụ này. Dưới đây là những kỹ năng bạn cần có:
- Phải nhập được văn bản
- Phải tạo được số trang tự động, tạo mục lục tự động
- Sử dụng chức năng Tab trong word
- Đánh số thứ tự tự đông cho bảng tính trong word
- Sử dụng bảng để tính toán, lọc, sắp xếp
- Tạo bảng tính excel: bảng lương, bảng theo dõi ngày công, theo dõi sản xuất
- Sử dụng các hàm thống kê, trích lọc dữ liệu ngay khi cần thiết
- Bảng đánh giá công việc hàng tuần,…
>>> Tham khảo ngay: Thông tin tuyển sinh Cao Đẳng Ngoại Ngữ Hà Nội để tìm kiếm cơ hội việc làm trong ngành Ngoại Ngữ.
b. Thành thạo kĩ năng PowerPoint
Kĩ năng PowerPoint trong thiết kế, định dạng các slide trình chiếu, phục vụ cho việc thuyết trình thêm thu hút hoặc gấy ấn tượng với những bài trình chiếu thu hút, sáng tạo.Gồm bộ soạn thảo và thiết lập hệ trình chiếu:
- Chỉnh sửa, vẽ hình khối, biểu đồ trong PowerPoint: Shapes, Smart art, Chart
- Tạo lleink: Hyperlink, tạo hiệu ứng amination, sử dụng slide master.
- Sử dụng các kiểu trình chiếu, thiết kế: Transition, Themes design.
- Trình chiếu, xuất file sang định dạng PDF, bảo mật file.
c. Cách sao lưu dữ liệu an toàn.
Cho dù bạn đang sử dụng máy tính công ty hay máy tính cá nhân thì việc sao lưu dữ liệu cũng rất cần thiết, đặc biệt là những dữ liệu quan trọng. Mọi chuyện đều có thể xảy ra nếu như các bạn không có kế hoạch xử lý.
d. Sử dụng các phím tắt trên bàn phím máy tính
Nên thành thạo các phim tắt
Những phím tắt hay tổ hợp phím tắt sẽ giúp việc copy, lưu trữ dữ liệu và gửi thông tin nhanh nhất có thể.
e. Sử dụng phần mềm diệt virus
Nếu máy tính công ty bị virus xâm nhập, những dữ liệu quan trọng có thể bị đánh cắp hoặc phá hủy. Do vậy, bạn cần phải biết sử dụng phần mềm diệt virus.
g. Kĩ năng xử lí tình huống nhanh chóng
Khi bạn có được Kĩ năng Tin học văn phòng chuẩn cần thiết, bạn sẽ thuận tiện trong việc xử lí các bài báo cáo, thuyết trình, kế hoạch công việc…
